交流会について書いている しらいわ です。
交流会ですがスケジュールとして下記のようにすることが多いです。
2か月前 開催日を決める。
同じ頃 会場とするお店を決める。
プレゼンテーションがあればその依頼。打ち合わせ。
5週間前 メールを主に使って呼びかけ。開催告知、申込受付
4週間前 申込期限。再度、メールで呼びかけ。
当日まで 個別に参加を呼びかけ。メール、会った人など。
会の準備。プレゼンテーションがあればその準備。
1週間前 参加予定の方々にメールで連絡。出席予定が欠席になっていないかどうか。
前日 参加人数確定 → 会場に連絡
この際に人数を少なめに言うのがポイントです。
15名に1名くらいはキャンセルになります。
30名の参加予定であれば28名とお店には伝えます。
料理は28名分で作ってもらい、
仮に参加が30名になった場合、ドリンク(飲み放題)は30名分払います。
料理は必ず余るのでこれで料理が不足したことはありません。
飲むと食べ物を食べなくなる方がいるので、料理は余ります。
当日 参加者リスト作成、会の趣旨書作成、つり銭準備、領収書作成
開催30分前 会場入り。お店の人と挨拶。仲良くなっておく。
15分前 参加者が徐々に来場されるので受付、おもてなし。
参加者同士を紹介する。
受付を早めに来ていただいた方に代わってもらうこともあります。
僕はおもてなし係になります。
開会あいさつ、乾杯など、参加者にお願いする場合はこの辺りでお願いします。
開会時間 まだ受付
3分後 挨拶、乾杯
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会の間は、主催者として全体を見ることを心がけます。
つまらなそうにしている人がいないか、
ずっと同じ人たち同士で話している人たちがいないか
を気にしています。
僕の会のメインコンテンツは「参加者同士の出会い」だと思っていますので、
参加者同士をいかに結び付けるかがポイントだと考えています。
会の参加者をいちばんよく知っているのは主催者である僕なので
僕が参加者同士を結び付けられるよう、一生懸命働きます。
この方とこの方を結び付けたら、絶対ビジネスやプライベートで
メリットがあるだろう、という方同士を紹介します。
紹介したときに、一瞬、緊張が走るので、
その緊張がなくなるよう、何かしら、
おもしろいこと
話題が続くことを言います。
最初の話さえ始まれば、あとは自然と話が盛り上がるので、
話が始まったことを確認したら僕は自然にその場を去ります。
そういうことを会の間ずっと繰り返します。
このことは、自分が主催する会でもそうですし、
主催は他の方が行う会でも同じです。
そのような動きをしていますと、
他の方が主催の会でも盛上げ役になりますので、
喜ばれたり、感謝されることは多いです。
交流会や宴会の席では、
ビールをもっていろいろな方にお酌に行ける方もいますが、
行けない方も多いです。
僕も以前はお酌に行けませんでした。
行きたいけれどいけない。
会の間、2時間ほど、ずっと同じ席に座って、
会が早く終わらないかなー、と思っていることも多かったです。
あるときふっきれて、というか、コツをつかんで以降、
お酌に回れるようになりました。
そのときに、いろいろな人とお酒の場で話すのって楽しいな、と感じましたので
他の人もそうだろう、と思って、
自分の主催する会では、お酌に回っていただくというわけではないですが、
参加いただいた方ができるだけ大勢の方とお話しできるよう気遣いをしています。
そのために、紹介、席替えを強要したりすることもあるのですが
結果的に盛り上がるし、
その後のビジネス、プライベートでの交流につながるケースも多いので
まぁ、いいのだろう、と思っています。
この紹介、席替え、というのが僕の会の「売り」だと思っています。
そのためには会の間は、お酒を飲んでも、酔っていられなくて、
真剣勝負だと思って、会の全体を見ていることが多いです。
疲れますが、楽しいので、好きなのだと思います。
参加いただいた方が楽しそうにお話しされているのを見ると、
自分なりに満足します。
私の主催する会はリピートしていただける方が多いと思っていますが
そういうことの成果かな、と考えます。
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閉会10分前 精算を済ませておく。
お店に領収書の作成をお願いしていた場合にはこの時点で受け取る。
(領収書作成は事前 or 閉会30分くらい前にお願いしておく）
閉会5分前 全体にあと5分で閉める、と伝達
閉会時 閉会挨拶。自分 or 誰かにお願いする。
お願いする場合、その方の酔いがさめることが多いので、自分でやることがいいです。
閉会後 忘れ物がないか呼びかけ。携帯、財布、名刺入れ、ジャケット等の忘れ物が多いです。
この時、参加者同士で最後の話を始めてしまったりして、会場を出ないことが多いです。
そうすると、だらっとした感じになるので、どんどん会場を出ていただくようにお願いしています。
最終的に忘れ物がないかを確認します。
お店に出ると、話をしている人が多く、だらだら感が出ます。
この時に、ひとこと言って締めて、解散を促します。
二次会に行く人は行くし、帰られる方は帰られます。
みんなで二次会に行く、というのは ない です。
二次会はだらけた感じが多いので、一次会で十分だと思います。
当日中 自宅に戻り参加者にお礼メールを出すようにしています。
酔っていますが、がんばって書いて、当日日付で出すようにします。
これをすると、「会を取り仕切って、その日のうちにお礼メールまで出すなんてすごい」と思っていただけます。
なお、メールは参加者のアドレスを宛先に入力して、見えるように出すこともあります。
ビジネスなどのためにうまくメールアドレスを使ってください、という主旨です。
当日or翌日 参加いただいた方に、お礼ハガキを出すこともあります。
とくに参加者に誘われて参加いただいた方で僕と初対面の方などにはお礼ハガキを出します。
翌日 会の内容をブログなどにアップ。
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長くなりましたが、このようなスケジュールです。
最近は幹事を他の方にお願いするようにもなりました。
幹事は面倒だから、と嫌がる方も多いですが、メリットも多々あります。
また幹事役はスキルです。
スキルはスキルアップが大切ですがそれには繰り返し行うことです。
繰り返し行ってスキルアップして、行ってゆくと、
結果的に費やした負担、コスト以上のリターンがあります。
自分の名前を大勢に知ってもらうチャンスでありますので
独立起業したばかりの方などにはいいだろう、と思っています。
とそんな感じで幹事役はいろいろな方にお願いしています。
この辺りは別に書きます。
